一、信貸檔案數(shù)字化管理總流程(如下圖所示)二、流程操作要求1. 領(lǐng)取檔案:由項(xiàng)目總監(jiān)或銀行指定負(fù)責(zé)人帶領(lǐng)工作人員到檔案室領(lǐng)取檔案,領(lǐng)取時(shí)認(rèn)真核對(duì)卷內(nèi)文件(看有無(wú)缺頁(yè)、破損等情況),瀏覽掃描頁(yè)面內(nèi)容并在領(lǐng)取表格上簽字確認(rèn)。領(lǐng)取后由項(xiàng)目總監(jiān)負(fù)責(zé)分發(fā)給拆分小組,并做好分發(fā)記錄。2. 文件拆分:拆分小組領(lǐng)到檔案后應(yīng)進(jìn)行認(rèn)真地整理,將要掃描的文件整理平整,按順序排列,對(duì)沒(méi)有頁(yè)次號(hào)的文件補(bǔ)敲頁(yè)號(hào)。拆分過(guò)程中要確保檔案整潔、不損壞。3. 文件掃描:掃描前先檢查各臺(tái)掃描儀設(shè)置項(xiàng)是否是正確,所有待掃描文檔文件名和條目錄入電腦。普通A4文件拆分后送入A4自動(dòng)掃描儀快速、有序地進(jìn)行掃描;凡帶有A3規(guī)格的文檔統(tǒng)一進(jìn)入A3自動(dòng)掃描儀進(jìn)行快速、有序的自動(dòng)掃描;其他不規(guī)則紙張,如加厚紙張、超薄紙張、非A3、A4規(guī)格的紙張等需由一名掃描專(zhuān)員單獨(dú)處理,進(jìn)行手動(dòng)掃描,以確保文件不卡紙、不破損,完整無(wú)缺地掃描入檔。掃描后按要求做好文件命名和保存工作,認(rèn)真核對(duì)是否有缺頁(yè)現(xiàn)象并及時(shí)糾正。 4. 文檔歸順:將掃描完的文件進(jìn)行整理,按順序排好放入盒中,交由裝訂組對(duì)文件進(jìn)行仔細(xì)裝訂,由項(xiàng)目總監(jiān)復(fù)查,并在轉(zhuǎn)交表格中簽字,同時(shí)進(jìn)行第二次校對(duì)工作。 5. 條形碼裝箱:所有文檔入盒后,在每盒文件上貼條形碼標(biāo)簽,再裝入箱中,并在所有文件箱上貼條形碼,送往資料庫(kù)或庫(kù)房入架。日后資料庫(kù)和庫(kù)房可通過(guò)條形碼搜索直接找到卷宗和文檔所存儲(chǔ)的密集柜位置。如圖所示:6. 送回資料庫(kù)或庫(kù)房:將所有貼好條形碼的裝箱文件統(tǒng)一清點(diǎn)并送往資料庫(kù)或庫(kù)房,根據(jù)電腦中預(yù)先指定的密集柜位置將箱子對(duì)號(hào)入座,存儲(chǔ)保管,并進(jìn)行登記,接收人員必須簽字查收。7. 任務(wù)完成:掃描工作和文檔存放工作一步到位全部完成,銀行即可同時(shí)進(jìn)行文檔電子化管理和文件遠(yuǎn)程調(diào)閱查看。從密集柜中取出的文件需進(jìn)行登記,負(fù)責(zé)人簽字,文件調(diào)閱完成后必須歸還到原先所屬的文件箱,放入原先的密集柜中。 三、服務(wù)內(nèi)容及要求(1)完成時(shí)間周期:根據(jù)客戶(hù)需求商議;(2)工作場(chǎng)所:由客戶(hù)方安排工作場(chǎng)所及辦公桌椅;(3)服務(wù)及場(chǎng)地要求:另行約定;(4) 掃描文件要求:掃描為PDF或TIFF格式,顏色為黑白/彩色,分辨率為200PPI/150PPI?;蛄硇幸螅唬?)整理裝訂或還原要求:材料由客戶(hù)提供,我方按客戶(hù)方相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)與要求裝訂或還原;(6)對(duì)于檔案掃描過(guò)程發(fā)現(xiàn)原始紙質(zhì)檔案中的錯(cuò)誤,在確認(rèn)后我方給予修正;四、 編碼檢測(cè)系統(tǒng)1. 編碼檢測(cè)系統(tǒng)可對(duì)掃描后的圖像文件進(jìn)行編碼智能自動(dòng)核對(duì),此程序可識(shí)別出是否有缺頁(yè)、漏掃等情況,有效避免漏編、漏掃的嚴(yán)重差錯(cuò)。 2. 當(dāng)掃描后的檔案頁(yè)碼產(chǎn)生順序錯(cuò)誤時(shí),系統(tǒng)將自動(dòng)進(jìn)行頁(yè)碼調(diào)整,將電子版檔案按順序重新排列。3. 系統(tǒng)帶有自動(dòng)去除白頁(yè)功能,并在電子版檔案背面補(bǔ)上連續(xù)號(hào)。 五、關(guān)鍵詞檢測(cè) 1. 進(jìn)行關(guān)鍵字段和其他內(nèi)容核對(duì),其中主要包括:客戶(hù)代碼、姓名、身份證號(hào)、銀行賬號(hào)、信貸賬號(hào)、業(yè)務(wù)類(lèi)型、操作時(shí)間等,做到100%正確。2. 系統(tǒng)對(duì)統(tǒng)一格式的表格內(nèi)容可進(jìn)行自動(dòng)比對(duì),即自動(dòng)提取表中指定核對(duì)的內(nèi)容,使核對(duì)工作更有針對(duì)性、更便捷。六、 自動(dòng)分類(lèi)功能 公司研發(fā)了一套圖像識(shí)別技術(shù),可根據(jù)掃描后的圖像進(jìn)行識(shí)別后自動(dòng)歸類(lèi),將該圖像歸類(lèi)到其所屬分類(lèi)。如遇到非常規(guī)分類(lèi)的圖像,系統(tǒng)將其自動(dòng)分到“其他類(lèi)別”中,再由人工進(jìn)行分類(lèi)。1. 通過(guò)以上自動(dòng)分類(lèi)功能,系統(tǒng)將所有檔案先進(jìn)行一次分類(lèi),即工作人員無(wú)需 對(duì)著一厚疊紙張逐一進(jìn)行人工分類(lèi),而是將已經(jīng)自動(dòng)分類(lèi)好的文件夾打開(kāi),檢查是否有不同于文件夾中其他表單的檔案,使分類(lèi)核對(duì)人員可以集中化核對(duì),大大減少該崗位人員的差錯(cuò)率,有效避免人為造成的判斷錯(cuò)誤。2. 如發(fā)現(xiàn)有異于該組分類(lèi)的檔案,可人工將該檔案重新歸類(lèi)到其所屬的類(lèi)別中,易識(shí)別且易操作。3. 分類(lèi)的同時(shí)進(jìn)行關(guān)鍵字段和其他內(nèi)容核對(duì),其中主要包括:客戶(hù)代碼、姓名、身份證號(hào)、銀行賬號(hào)、信貸賬號(hào)、業(yè)務(wù)類(lèi)型、操作時(shí)間等,做到100%正確。同時(shí),本系統(tǒng)對(duì)統(tǒng)一格式的表格內(nèi)容可進(jìn)行自動(dòng)比對(duì),即自動(dòng)提取表中指定核對(duì)的內(nèi)容,使核對(duì)工作更有針對(duì)性、更便捷。七、質(zhì)量檢驗(yàn) 檢驗(yàn)人員在現(xiàn)場(chǎng)對(duì)整條流水線(xiàn)進(jìn)行質(zhì)量檢驗(yàn),檢驗(yàn)內(nèi)容包括是否漏編、漏掃、分類(lèi)錯(cuò)誤、核對(duì)錯(cuò)誤、流水號(hào)錯(cuò)位等,防止并控制因各類(lèi)過(guò)失造成的差錯(cuò)。 八、檔案還原將所有紙質(zhì)檔案進(jìn)行整理,檢查流水號(hào)、客戶(hù)代碼、條形碼等是否一致,再裝入盒中還原文檔。 公司數(shù)字化加工進(jìn)度表如下表: 進(jìn)度參考表臺(tái)數(shù)日完成量(頁(yè)/天)月完成量(頁(yè)/25天)年完成量(頁(yè)/年)掃 描 儀 設(shè) 備1臺(tái)*大值7,500187,5002,250,000平均6,000150,0001,800,000*小值4,500112,5001,350,0003臺(tái)*大值22,500562,5006,750,000平均18,000450,0005,400,000*小值13,500337,5004,050,0006臺(tái)*大值45,0001,125,00013,500,000平均36,000900,00010,800,000*小值27,000675,0008,100,000